Het Oostakkerse Mozaïek, dat zich inzet voor de zorg van personen met een handicap, bleek ineens vast te zitten in haar gewoonte om medewerkers een hoge mate van inspraak te gunnen. Dankzij de switch naar gedeeld leiderschap hoefden ze niet terug te vallen op een structuur die te hiërarchisch zou zijn voor de organisatie.
Al meer dan 50 jaar is Mozaïek, een centrum in Oostakker dat onder meer dag- en woonondersteuning levert voor personen met een handicap, een vaste waarde in het Gentse zorglandschap. Maar wat die buitenwereld enkele jaren geleden niet opmerkte was dat, binnen de muren van het centrum, de organisatie wat begon te sputteren. “We zijn altijd al een organisatie geweest waarin dialoog en verbinding voorop stonden”, zegt Sabine Vispoel, coördinator beleids- en organisatieondersteunend team bij vzw Mozaïek. “We hadden een cultuur met zeer veel inspraak, maar dat sloeg op een gegeven moment wat door: soms waren er zo veel mensen betrokken op één thema dat het de besluitvorming en de efficiëntie in de weg stond. We liepen aan tegen een gebrek aan procedures en duidelijke afspraken, er was behoefte aan meer helderheid binnen onze werkprocessen.”
Ander leiderschap
Toen besloot de organisatie om het roer om te gooien, en te kiezen voor gedeeld leiderschap: een organisatievorm die breekt met het vastgeroeste top-down-leiderschapsmodel. Mozaiek wil dat teams en medewerkers de vrijheid krijgen om zelf leiderschap op te nemen. Het is een proces dat op vertrouwen steunt, en waarin de leidinggevenden waar nodig ondersteuning bieden maar medewerkers verder voluit hun eigen krachten laten uitspelen. “We gingen niet voor minder leiderschap”, zegt Vispoel. “Wel voor een ander soort van leiderschap.”
Er werd een externe trajectbegeleider binnengehaald, die de organisatie van de vzw door het organisatiecanvas van expertisecentrum Workitects loodste. De acht ‘velden’ van dat canvas – visie, proces, macro- en microstructuur, teams en individu, systemen en tot slot leiderschap – deelden de hoge berg die de organisatie vruchteloos aan het beklimmen was in haalbare etappes. In een door Groeilabz georganiseerde bootcamp over strategisch medewerkersbeleid konden ze het thema verder uitpuren.
“We weten nu waar onze ‘poolster’ ligt”, zegt Vispoel. “We beslisten om medewerkers een centrale plek te geven in onze kernprocessen. Medewerkers kregen, op alle plekken in de organisatie, meer verantwoordelijkheid. Teamcoaches in iedere afdeling kregen vorming om een nieuwe opdracht op zich te nemen: waar hun focus vroeger lag op het organisatorische, coachen ze nu op het gepast verdelen van leiderschap over alle medewerkers, volgens ieders krachten en talenten. Het is een kwestie van hoe je ‘leiderschap’ bekijkt: we stimuleren nu persoonlijk leiderschap, en stappen weg van een cultuur waarin er naar de leidinggevende wordt gekeken voor oplossingen. Leidinggevenden en beleidsmedewerkers krijgen meer tijd om bezig te zijn met beleid. En het strategisch team richt zich op de langetermijnvisie. Alle mandaten zijn helder.”
Rolverdeling
Belangrijk in een organisatie die voor gedeeld leiderschap kiest is het werken met rollen. De rol van ‘aandachtsbegeleider’ werd uitgeschreven zodat deze door alle teams op dezelfde wijze wordt uitgevoerd. Deze rol zet de begeleider centraal in de zorg voor de cliënt. Daarnaast werden nieuwe teamrollen gedefinieerd, zoals een ‘IT-navigator’, een ‘poolsterbewaker’, een ‘communicator’, enzovoort. “We werken met teamrollen, waardoor we de talenten van onze begeleiders aanspreken”, zegt Vispoel. “Binnen het team ga je ook met elkaar in dialoog over waar je de sterktes ziet in elkaar, en dus wie best een bepaalde rol op zich neemt of net niet. Dat soort gesprekken brengt verbinding en erkenning in een team. Tegelijkertijd hebben we gesleuteld aan efficiënter overleg. Ook daarin worden de teams uitgedaagd: ze leren kritisch te kijken naar hun eigen functioneren en erover in dialoog te gaan.”
Op een gegeven moment moest het traject wel eventjes worden gepauzeerd: het ging allemaal te snel. “Die signalen hebben we toen ook ter harte genomen”, zegt Vispoel. “Enkele dingen hebben we tijdelijk on hold gezet, zodat we ons konden concentreren op dat werken met teamrollen en op efficiënter overleg. Begeleiders moeten uiteraard voldoende tijd hebben om hun kernopdracht – de zorg – uit te voeren. Maar pauzeren is natuurlijk niet stilstaan: we keken erop toe om het veranderproces niet los te laten.”
Knopen doorhakken
En wat bij crises, of op zijn minst momenten waarop er snel knopen moeten worden doorgehakt? “Wanneer het team en de teamcoach het zelf niet kunnen oplossen, dan geeft de coördinator van de afdeling ondersteuning”, zegt Vispoel. “En wanneer dat niet voldoende, dan is er het strategisch team dat zal ondersteunen of beslissen, afhankelijk van wat er zich aandient. We organiseren intern ook zowel vorming als intervisie voor de teamcoaches, zodat zij good practices kunnen delen en kunnen groeien in hun job. Onze leidraad helpt, naast onze waarden, bij het nemen van beslissingen: geeft de beslissing mensen kracht? Brengt ze mensen in verbinding? Zet ze mensen, teams, de organisatie in beweging?”
En kijk: binnen die nieuwe constellatie was die originele cultuur bij Mozaïek, waarin inspraak vooraan stond, ineens weer geen beletsel meer. “Onze uitdaging is niet zozeer om méér inspraak te creëren, maar te zoeken naar een gepaste manier van inspraak”, zegt Vispoel. “Als iedereen op elk moment beslissingen opnieuw in vraag kan stellen, dan geraak je niet vooruit. Maar wij geloven ook in dialoog. Wanneer medewerkers bijvoorbeeld aangeven dat het teveel is, moeten wij ook luisteren en indien nodig bijsturen. We kunnen niet tegelijk streven naar gedeeld leiderschap en dan van bovenuit toch nog de verandering doorduwen.”
Zelf aan de slag met leiderschap binnen je team? Volg een van onze opleidingen!
Bootcamp innovatieve arbeidsorganisatie
Wil je bouwen aan een organisatie die wendbaar is? Die flexibel kan reageren op noden van cliënten en hun omgeving? Die meebeweegt met de maatschappelijke context? Dan is dit bootcamp iets voor jou! Deze opleiding wordt dit najaar herhaald onder begeleiding van Els Vanparys, organisatie-architect bij Wilde Zwanen.
Bootcamp strategisch medewerkersbeleid
Medewerkers zijn de motor van je werking. Met dit bootcamp ga je voor een gedragen én onderbouwd medewerkersbeleid. Je stelt prioriteiten, tekent acties uit en plant ze in onder begeleiding van Lisa Coppin. Ook deze opleiding start opnieuw in het najaar.
Training waarderend veranderen - aan de slag met je onderneming en je collega's
Staan er grote of kleinere ontwikkelingen op til in je organisatie? Wil je jouw medewerkers hierin meekrijgen? Deze ervaringsgerichte vorming biedt je een kijk op waarderend veranderen en gaat dieper in op jouw verandercase.
Hoe zorg je ervoor dat in jouw team 1+1 écht 3 wordt? Hoe creëer je een omgeving waarin teamleden elkaar versterken, samen uitdagingen aangaan en zowel individueel als collectief groeien? Tijdens deze interactieve workshop krijg je als leidinggevende de inzichten en tools om moedige teamspelers te ontwikkelen die samen bouwen aan een krachtig team.
Voor meer informatie over ons vormingsaanbod, ga naar www.groeilabz.be of www.hrwijs.be.
