Europese subsidies aanvragen: ‘oei, oei, moeilijk’ of ‘ai, ai, ingewikkeld’? Vrees niet, zegt Lieve Dekempeneer, CEO van Hubbie. De middelgrote vzw ondersteunt mensen met een beperking in Brussel én doet constant mee aan grote Europese projecten. “Als je het integreert in je werking, voelt het niet als een extra inspanning.”
Europese fondsen lijken vaak onbereikbaar voor kleine of middelgrote sociale ondernemingen. Niet voor Hubbie, dat al de nodige kilometers op de teller heeft wat Europese projecten betreft. In 2003 rolden ze er par hasard in als Brusselse partner van EASPD, een Europese koepel.
Het Europese parcours van Hubbie:
- Kleine Europese projecten: Valorising Employment
- Middelgrote Europese projecten: Enable, INCUBA, Acces to Leisure (heden)
- Grote Europese projecten: Helpdesk (heden)
Benieuwd naar gedetailleerde over de projecten? Surf dan naar www.hubbie.brussels/nl/projecten
Hoe zit zo’n proces om in een project te stappen en subsidies te krijgen in mekaar? Hoe gaan jullie te werk?
Lieve: “Het begint allemaal met een idee. Meestal komt dat er op denkdagen die koepels speciaal daarrond organiseren. In verschillende workshops komen mensen samen rond verschillende onderwerpen om mekaar te vinden rond een gezamenlijk project. Daarna sluit je een overeenkomst met partners om samen in een project te stappen. Je stelt samen een dossier op over wat je wil doen. Afhankelijk van op welk soort Europees programma je inschrijft (Erasmus, …), moet je dat dossier opbouwen rond bepaalde regels. Indienen, een paar maanden wachten, goedgekeurd? Dan volgt een eerste transnationale meeting met een stuurgroep, alle leidinggevenden in het project. Die komt drie keer samen over wat we moeten doen, of we op schema zitten, binnen budget blijven…
Na die eerste meeting begint het echte werk: de researchfase. Onderzoek doen in functie van je onderwerp. Dan volgt een ontwikkelfase waarin je bepaalde toetsen of trainingen uitschrijft. En dan moet je die testen. Opnieuw: goedgekeurd? Dissemineren en beschikbaar stellen. Tot slot moet je (ook tussendoor) rapporteren aan de commissie en het agentschap. Zij beoordelen en geven bijkomende instructies indien nodig. Zo loopt het. Wat de centen betreft: je moet altijd een beetje voorfinancieren want het budget wordt in schijven uitbetaald. Maar de kosten zijn altijd goed gecoverd.”
Kan je een voorbeeld geven van wat de projecten concreet hebben opgeleverd?
“Bij Enable, bijvoorbeeld, hebben we een methodiek uitgewerkt om een idee of dienst in coproductie te ontwikkelen binnen de organisatie. Die methodiek gebruiken we nu dagelijks, onder andere in onze klankbordgroep. Daarin zitten cliënten en medewerkers samen rond de werking van de organisatie. Het helpt ons enorm.
Valorising Employment ging over hoe werk voor mensen met een beperking verschilt tussen verschillende landen. We zagen onze cliënten zich daar bijzonder mondig uitlaten over wat hen dagelijks aangaat. Ze konden heel straf formuleren wat ze willen, waar ze op botsen.
De meeste projecten waren zowel voor de medewerkers als de cliënten een fantastische ervaring. Je ziet de cliënten openbloeien. Je ziet de medewerkers energie krijgen. En da’s wat we nodig hebben natuurlijk.”
Wat is volgens jou het grootste misverstand dat er bestaat rond meedoen aan Europese projecten?
Lieve: “Wat ik dikwijls hoor is ‘we kunnen dat niet, we zijn te klein’. Maar de grootte van een organisatie heeft er eigenlijk niks mee te maken. Meedoen aan Europese projecten en subsidies aanvragen, vraagt om een taal leren beheersen. Maar je moet dat niet alleen doen. Er bestaan verschillende netwerken waarin mensen zitten die die taal spreken en je kunnen ondersteunen. Het is een investering in denkwijze, in manier van handelen, maar je hebt die logica snel onder de knie. En dan is het veel minder onoverkomelijk dan het lijkt.”
Hoe zorg je dat die investering maximaal rendeert?
“Weet waarom je aan een project begint en wat de output is. Zoek thema’s die aansluiten bij je jaarplan of meerjarenplan of strategisch plan, zodat het schoon past in wat je doet. Zo heb je nooit het gevoel dat je iets ‘extra’ doet, want het is ingebed in je basisplanning. Dat is voor mij eigenlijk het allerbelangrijkste. Betrek iedereen, werk niet met twee op een eiland aan zo’n project. Anders ga je binnen je eigen organisatie heel erg het gevoel krijgen dat je naast elkaar werkt. En dan verlies je je draagvlak.
Ook belangrijk is weten met wie je in zee gaat bij zo’n project. Zorg dat je betrouwbare partners hebt. Hoe je dat weet? Door rond te horen bij collega’s of door aan te sluiten bij een Europese koepel zoals wij.”
Wat is de meerwaarde van Europese projecten?
“Deelnemen aan Europese projecten is voor een kleine organisaties nog waardevoller dan voor grote. Je kan dingen doen die met reguliere middelen onmogelijk zijn. Je leert enorm veel, zet samen iets waardevols op de wereld en het is ook gewoon plezant.”
Wil je zelf ook aan de slag met Europese subsidies, maar weet je niet waar te beginnen? Raadpleeg zeker de subsidiegids van VLEVA op www.vleva.eu/nl/eu-subsidies of neem deel aan onze bootcamp ‘Subsidiemanagement’.
