De jeugdwerkers van Formaat houden vooral van menselijke contacten. Maar om subsidies te verkrijgen en te rechtvaardigen, moet ook het papierwerk in orde zijn.
Directeur Kara Eestermans koos daarom voor een digitale oplossing die zo veel mogelijk paperassen digitaliseert. Samen met haar collega’s bouwt ze aan een nieuw systeem … met de allures van een kunstwerk.
Formaat creëert ruimte voor jongeren en hun initiatieven door open jeugdwerk te stimuleren, te ontwikkelen en te verbinden. Dat zijn initiatieven, zoals bijvoorbeeld jeugdhuizen en jongerencentra, van jongeren voor andere jongeren tussen 14 en 30 jaar oud. Formaat is met een 60-tal medewerkers zowel lokaal als Vlaams actief. De organisatie ondersteunt meer dan 400 initiatieven in Vlaanderen via onder andere opleiding en advies. Daarnaast is Formaat een veilige plek voor verschillende initiatieven in Gent en Antwerpen, waar jongeren begeleid door jeugdwerkers hun eigen initiatief vormgeven.
Minder paperassen, meer jeugdwerk
“Bij Formaat.be zijn we al een tijd bezig met digitaliseren”, vertelt Kara Eestermans. “Dat was zowel een kwestie van moeten als willen. Zo was onze oude server uitgeleefd. Daarom besloten we – net voor de eerste lockdown - alles in de cloud te zetten. Een geluk, want zo kon iedereen ook van thuis uit aan onze documenten. Dat is ook broodnodig. Want bij Formaat.be zijn we voor een deel afhankelijk van subsidies. Die dossiers moeten we onderbouwen met de juiste data. En dat vraagt een hoop tijd. Dus wilde ik via de bootcamp over digitalisering onderzoeken of we geen oplossing konden bedenken om dat paperassenwerk te vereenvoudigen. Zo komt er ruimte vrij voor jeugdwerk.”
Go-betweens gezocht
Om die droom waar te maken, is het belangrijk dat de mensen van Formaat en de technische experts elkaar goed begrijpen: “Als jeugdwerker zijn we vurige fan van de mix tussen menselijk contact en heldere spreektaal. Terwijl ontwikkelaars en IT’ers vaak met technische exposés komen aandraven. Daarom geloof ik in het nut van go-betweens, een soort van vertalers die de praktische wensen en ervaringen van de gebruiker overbrengen aan de technici. Om daarna hun reactie in digitale taal om te zetten naar dagelijkse bewoordingen. Zo kom je tot een oplossing die precies doet wat ze moet doen.”
“Weg met mijn idee-fixe”
Kara maakte van de nood een deugd, en besloot de ‘bootcamp digitalisering’ van Groeilabz te volgen: “De begeleiders presenteerden er heel wat modellen en schema’s”, zegt Kara Eestermans. “Heerlijk, want ik hou van dat soort houvast. Maar één beeld stak er voor mij echt bovenuit: ‘zie je digitale oplossing als een kunstwerk’. Als je de individuele onderdelen ordent per kleur of grootte, verlies je net de kunst. Zo ben ik afgestapt van mijn idee-fixe dat de oplossing één volledig nieuwe tool moet zijn. Ik begrijp nu dat het zinvoller is om gebruiksklare en eigen tools te combineren tot een uniek en organisch samenspel voor de gebruiker. Zo combineren we veel Microsoft tools met andere software, bijvoorbeeld Survey Monkey om enquêtes op te stellen. Zonder daarvoor zelf een oplossing op maat te laten programmeren.”
Juiste ontwikkelaar selecteren
Het RE-FRAMED-model van Remco Lenstra was een andere eye opener: “Als je iemand uitnodigt voor een gesprekje over een nieuwe CRM zie je het enthousiasme zo wegstromen. Maar als je groots mag denken over de digitale toekomst, week je veel meer reactie los. Door de wensen en verwachtingen van onderuit te laten doorgroeien, begrijpt de doelgroep een digitale oplossing achteraf bovendien beter.”
De resultaten uit deze brainstorms leidden tot een duidelijke projectbeschrijving, waarop leveranciers hun offerte konden baseren: “Hier staan alle verwachtingen in. Anders is hun voorstel vertekend en komen er gaandeweg extra’s bij. De prijs is een belangrijk criterium, maar het ontwikkelingsproces is zeker zo doorslaggevend. De leverancier moet in staat zijn om met verschillende mensen aan tafel te zitten — met onze medewerkers die iets van IT kennen, maar evengoed met de jeugdwerkers die geen binaire taal spreken.”
