Tijdens een evaluatiegesprek beoordeelt de leidinggevende de prestaties van zijn medewerker. Daarbij komen de sterke punten en de groei-uitdagingen aan bod.
Het is een ideaal moment om de ontwikkelingsafspraken uit het functioneringsgesprek te evalueren. Samen met de (niet-)behaalde streefcijfers en targets. Maar hoe maak je van een dergelijk evaluatiegesprek een succes?
1. Vermijd verrassingen in een evaluatiegesprek
Dankzij het functioneringsgesprek en de dagelijkse feedback zou de medewerker zijn sterktes en uitdagingen moeten kennen. Eigenlijk mag de inhoud van je evaluatiegesprek dus niet verrassend zijn. Komt de conclusie toch totaal onverwacht? Analyseer dan je onderlinge communicatie en stuur die bij als dat nodig is.
Lees hier meer over het verschil tussen een evaluatiegesprek en een functioneringsgesprek
2. Behandel een evaluatiegesprek niet als een noodzakelijk kwaad
Je kan ervoor kiezen om kort op de bal te spelen door je medewerker voortdurend feedback te geven (bv. tijdens regelmatige functioneringsgesprekken) . Daardoor lijkt een evaluatiegesprek misschien overbodig. Maar een terugblik over een langere periode heeft altijd meerwaarde: je ziet veel beter hoe specifieke aspecten evolueren op lange termijn en waar je best kan bijsturen. In zo een 'bijsturingsgesprek' geef je concrete feedback over de inhoud en de aanpak van de aanpassingen. Neem er dus de tijd voor.
3. Benoem positieve én negatieve punten
Tijdens het evaluatiegesprek vertel je als leidinggevende aan je medewerker of hij voldoet aan de verwachtingen van de organisatie. Door de sterke punten te benoemen, stimuleer je de medewerker om dat gedrag vaker te vertonen. Maar zie de werkpunten niet over het hoofd. Een evaluatiegesprek is het uitgelezen moment om afspraken te maken over bijsturingen in gedrag. Zo kan je medewerker groeien.
4. Overweeg een gespreksleider voor het evaluatiegesprek
Tijdens een evaluatiegesprek gaan de leidinggevende en de medewerker samen aan tafel zitten. Eventueel kies je de directeur, een coördinator of een HR-medewerker als gespreksleider. Omdat hij of zij minder in een coachende rol staat, verloopt zo’n gesprek neutraler. Uiteraard geef je de gespreksleider vooraf de juiste input van bijvoorbeeld de leidinggevende, de collega’s en het projectteam mee. Zo is ook hij goed voorbereid.
5. Organiseer je evaluatiegesprek klokvast en minstens jaarlijks
Organiseer je evaluatiegesprek elk jaar op ongeveer hetzelfde moment. Wissel evaluatiegesprekken af met functioneringsgesprekken of planningsgesprekken over de gezamenlijke doelen voor de komende periode. Zo stippel je een duidelijk gezamenlijk traject uit en kunnen afspraken en nieuwe ideeën na het bezinken beter opgevolgd worden.
In bepaalde gevallen kan je ervoor kiezen om het gesprek meer dan een keer per jaar te laten plaatsvinden. Een jaar is lang. In een jaar kan veel veranderen, zo ook de vereiste vaardigheden.
6. Verwijs naar eerder gemaakte afspraken en targets
Verzamel vooraf alle feiten die jouw beoordeling ondersteunen. Laat je tijdens het evaluatiegesprek leiden door de eerder gemaakte afspraken en targets.
Bij Robert Half geven ze ook de tip om de doelstellingen af te toetsen aan het SMART-principe. Maak ze voldoende concreet en specifiek, meetbaar, aanvaardbaar voor beide partijen, realistisch (en indien nodig/mogelijk met ondersteuning van de onderneming, leidinggevende of collega’s), vastgelegd voor een bepaalde periode.
Geef de medewerker ook de kans om te reageren. Zo werk je samen naar een gedragen resultaat van de evaluatie.