Innovatieve arbeidsorganisatie (IAO) is een term die wordt gebruikt voor nieuwe manieren van het werk organiseren waarbij een evenwicht wordt gezocht tussen de kwaliteit van de organisatie en de kwaliteit van de arbeid.
Het model vertrekt vanuit een duidelijke visie en strategie en kenmerkt zich door een doorgedreven klantgerichte organisatie. Minimale hiërarchie, vereenvoudigde procedures, sterk leiderschap en anders en beter leren vormen daarbij essentiële elementen.
Maar hoe begin je hieraan? Het Agentschap Overheidspersoneel van de Vlaamse Overheid maakte een 7-stappenplan op:
1. Grensafbakening
Wat wordt er verwacht?
Bepaal tot waar de scope van het (her)ontwerp reikt. In de ideale situatie wordt (minimaal) de hele organisatie in de oefening betrokken, maar dit is uiteraard een bestuurbeslissing.
Mogelijkheden:
- betrek de hele organisatie in het herontwerp
- werk met een pilootproject (bvb één afdeling)
- Iindien het gaat om een reorganisatie (bijvoorbeeld: fusie van verschillende organisaties), trek dan de scope open naar verschillende organisaties (of organisatiedelen) toe
Hoe doe je dit?
- bestuur/directie en IAO- adviseur wegen de verschillende mogelijkheden en hun '+' en '-' af
- het bestuur kiest de meest ideale én haalbare scope
- van daaruit maak je dan een projectplan op maat
2. Missie, doelen en strategie
Wat wordt er verwacht?
- Zorg voor een verheldering van de organisatiestrategie: specifiëer zodat er duidelijke criteria zijn waaraan een nieuwe organisatiestructuur moet voldoen.
- Zorg voor sensibilisering en verheldering van IAO-denkkaders.
Hoe doe je dit?
In een werksessie met (minimaal) het bestuur worden antwoorden geformuleerd op volgende vragen:
- Welke functie wil de organisatie, in het algemeen, vervullen in haar omgeving?
- Wat zijn de externe verwachtingen hier (klanten, beleid,…)?
- Hoe vertaal je jullie missie naar concrete en haalbare doelen?
- Wat wil je bereiken met de organisatiestructuur (bijvoorbeeld: flexibiliteit verhogen, projectwerking stimuleren, silowerking tegengaan, werkdruk verlagen, …)
- Wat kan IAO rond de organisatiestructuur bieden?
Het resultaat moet een helder zicht geven op wat de organisatie wil bereiken. En meteen ook toetsingscriteria leveren waaraan een toekomstig organisatiemodel zal moeten voldoen.
Methodieken en tools
- Conferentie-aanpak: een 1-daagse conferentie waar alle stakeholders worden samengebracht en aan de hand van een degelijk voorbereid scenario wordt in co-creatie de missie ( de opdracht ) van de organisatie uitgewerkt/getoetst.
- Werksessie met bestuur: in één of meer workshops wordt (in eerste instantie) met het directiecomité / leidinggevenden de strategische positionering van de organisatie onder de loep genomen.
3. Kernprocessen en ontwerpprincipes
Wat wordt er verwacht?
Voor je een organisatiestructuur kan opmaken moet je zicht hebben op wat de kerntaken zijn die georganiseerd moeten worden.
Bepaal welke prestatie-eisen die kerntaken stellen aan de structuur.
Hoe doe je dit?
- Je maakt een procesanalyse van de verschillende kernprocessen die je van elkaar wenst te onderscheiden.
- Je bepaalt hoe je die verschillende processen idealiter wil zien verlopen. Dat gebeurt niet alleen door te kijken naar de processtromen maar ook door de processtromen naast elkaar te leggen en op zoek te gaan naar mogelijke onderlinge afhankelijkheid.
- Tot slot leg je al voor de verschillende kernprocessen prestatie-eisen vast, bijvoorbeeld: responstijd, doorlooptijd, kwaliteit, rechtszekerheid,...
Deze prestatie-eisen geven samen met de organisatiestrategie, richting aan de ontwerpkeuzes en zijn de basis om je (her)ontwerp straks te valideren en mogelijks ook om verschillende ontwerpvarianten met elkaar te vergelijken.
Methodieken en tools
- Werksessie: Kernprocessen en Organisatiestructuur
Op maat van de organisatie wordt een (aantal) werksessie(s) uitgewerkt met directieraad/directiecomité/leidinggevenden. De kernprocessen worden in kaart gebracht/geüpdatet. Er wordt gezocht naar de optimalisatie van de efficiëntie en effectiviteit van de processen (Bijvoorbeeld: via LEAN-principes). Vanuit basisprincipe 1 wordt gezocht naar een werkbare organisatievorm die mensen zoveel mogelijk laat werken aan een geheel kernproces. - Service design aanpak
Via Service Design wordt de dienstverlening bekeken en waar nodig herdacht vanuit klanten- / gebruikersperspectief i.p.v. (eigen) organisatieperspectief. Dit verbeterproject vertrekt vanuit de noden en de wensen van de gebruikers en zoekt samen met hen en met andere belanghebbenden naar betere oplossingen voor een adequate dienstverlening. De doelstelling is de verbetering van de kwaliteit en de efficiëntie (beter, en met lagere kosten) van dienstverlening die kan zorgen voor een grotere tevredenheid bij zowel externe als interne belanghebbenden.
4. Organisatieontwerp
Wat wordt er verwacht?
Vanuit alle informatie die op tafel ontwerp je de organisatiestructuur.
Je vertrekt met de structuur die voor de kernprocessen zorgt en ontwerpt een passende besturingsstructuur.
Hoe doe je dit?
- Je start met het ontwerpen van de structuur die voor de kernprocessen zorgt. Hierin vat je alle activiteiten die nodig zijn om de kerntaken uit te voeren: alle voorbereidende, ondersteunende en uitvoerende taken
- Je bepaalt welke activiteiten een logisch geheel vormen (keten) die je samenbrengt in organisatiedelen. Betrek hierin het klantenperspectief en bekijk ook de schaalgrootte waarop het best gewerkt kan worden. Hier kunnen alternatieven ontworpen worden waarvan de voor-en nadelen worden afgewogen aan de hand van prestatie-eisen en criteria (uit fase 'Missie, Visie en Doelstellingen' en fase 'Kernprocessen en Ontwerpprincipes')
- Eens de keuze voor de hoofdstructuur vastligt, kan je de besturingsstructuur (groepering en koppeling van alle bestuurlijke en regelende activiteiten die nodig zijn om het primaire proces te sturen (kwaliteitsbewaken, budgettering, planning, …) op maat uittekenen
5. Systeembouw
Wat wordt er verwacht?
Een nieuwe structuur vergt een update van de (technische) systemen die het organisatieontwerp moeten faciliteren: kwaliteitsopvolging, informatiesytemen, dossieropvolgingssystemen,…
Hoe doe je dit?
Hier wordt niet ‘from scratch’ vertrokken omdat er wellicht al heel wat systemen in het verleden werden ontwikkeld. Je vertrekt bijvoorbeeld vanuit het ideale scenario en gaat vervolgens onderzoeken:
- Welke bestaande systemen neem je over en reproduceer je eventueel?
- Welke bestaande systemen zijn minder aangewezen in het (her)ontwerp en moeten bijgevolg afgebouwd of vervangen worden?
- Welke de nood is aan ontwikkeling van nieuwe systemen?
6. Ontwikkeltraject
Wat wordt er verwacht?
Een organisatiestructuur volgens IAO-principes vergt een andere mentale insteek van leidinggevenden en medewerkers.
- Voor leidinggevenden betekent het loslaten en vertrouwen geven.
- Voor medewerkers betekent het opnemen van meer verantwoordelijkheid (in uitvoering en/of sturende taken afhankelijk van de gemaakte keuzes).
Hoe doe je dit?
Naast het ontwerpen zelf brengt de implementatie van een nieuwe structuur de organisatie ook in een veranderingstraject. Een nieuwe IAO-structuur vergt in die zin niet enkel het schuiven met een paar stoelen, maar ook het maken van een mentale switch voor medewerkers en leidinggevenden.
Een aangepaste organisatiestructuur is een basis voor meer uitdagende jobs, meer verantwoordelijkheden en meer initiatief. Maar daarnaast vraagt het dikwijls ook een verandering in de stijl van leidinggeven: meer focus op strategische beslissingen, voor operationele beslissingen ruimte geven aan medewerkers en opvolgen op eindresultaat.
Daarbij worden ook aan medewerkers doorgaans meer uitdagende verwachtingen gesteld, die engagement en ondersteuning vragen.
7. Zelfregulerende teams
Je kan alle informatie hierover terugvinden in de toolbox Zelfsturende Teams.
Bron: Vlaamse Overheid, https://overheid.vlaanderen.be/toolbox/toolbox-innovatieve-arbeidsorganisatie-iao/stappenplan