De coronacrisis heeft zoals in alle sectoren een grote impact op het management van sociale ondernemingen. Lees hier het laatste nieuws.

HRscan: pioniers geven grote onderscheiding

HRscan: pioniers geven grote onderscheiding

Verso sprak met drie organisaties die de HRscan inzetten om hun medewerkersbeleid onder de loep te nemen.

Verso-HRwijs ontwikkelde de HRscan, een handig instrument dat het medewerkersbeleid in kaart brengt. Via een aantal concrete vragen, geclusterd volgens thema’s zoals werving, selectie en onthaal, welzijn en werkbaar werk, diversiteit,... wordt snel duidelijk of het medewerkersbeleid op punt staat, en waar eventueel nog verbetering mogelijk is.

Aan het woord zijn Catelijne De Vriendt, coördinator van vzw De Molenketjes, een opvanginitiatief voor kinderen van 0 tot 12 jaar in Molenbeek, Marc Bormans van vzw 'tRede, een samenwerkingsverband van 12 voorzieningen voor de opvang en begeleiding van personen met een handicap in Vlaams-Brabant, en Steffi Swennen, eindverantwoordelijke bij Sporty vzw, die kampen en activiteiten voor kinderen en jongeren organiseren.

Wanneer een HRscan in te zetten

‘Van een vijftal medewerkers groeide Sporty in enkele jaren tot 18 medewerkers. We merkten als eindverantwoordelijken dat er heel wat onduidelijkheid was over afspraken, takenpakketten en tal van andere zaken,’ vertelt Steffi, ‘en van meet af aan wilden we de medewerkers betrekken bij het formuleren van prioriteiten en mogelijke oplossingen.’ 

‘De HR-groep van ons samenwerkingsverband telt vertegenwoordigers van alle 12 voorzieningen. Het was nodig om de focus en werkpunten voor de komende periode te bepalen. De HRscan bood ons de mogelijkheid om een gedeelde analyse te maken en samen prioriteiten te stellen', aldus Marc.

Catelijne Devriendt_De Molenketjes.jpg

‘Voor De Molenketjes was de aanleiding een subsidie van de Koning Boudewijnstichting (KBS) om gedurende 3 jaar aan organisatieontwikkeling te doen. De eerste stap daarin is een SWOT-analyse door externe consultants, waarbij gevraagd wordt om materiaal aan te leveren. De tevredenheidsenquête die we vorig jaar deden, was boeiend, maar focust vooral op de subjectieve beleving van medewerkers. Dat geeft je als organisatie niet altijd handvatten om er iets aan te doen. In de HRscan wordt naar de kennis en ervaring met systemen en structuren binnen de organisatie gevraagd. Daar kan je als organisatie meteen op inspelen', zegt Catelijne.

Een proces in verschillende stappen

De HRscan start met een online bevraging die een organisatie kan uitsturen naar alle medewerkers.

‘Het voordeel is dat je op deze manier iedereen kan betrekken’, zegt Steffi. ‘Dat lukt niet meer zo makkelijk in een klassiek overleg.’

‘Voor sommige medewerkers was het taalgebruik misschien wat moeilijk met wat specifieke HR-termen. En niet iedereen heeft toegang tot een PC bij ons. Dat hebben we proberen te omzeilen door leidinggevenden samen met medewerkers de vragenlijst te laten doorlopen en in te vullen’, stelt Catelijne.

Na de online bevraging komt een HRwijs-adviseur langs om samen met een zo divers mogelijk samengestelde groep de eerste analyse van de resultaten te bekijken en uit te diepen. Tijdens deze halve dag begeleiding wordt er zowel nagedacht en gediscuteerd over het waarom achter de resultaten als over mogelijke acties en prioriteiten in de verdere uitbouw van het medewerkersbeleid.

'De bespreking in een groep is een ongelofelijke meerwaarde. Je kan doorvragen en leren over waarom mensen bepaalde scores geven. En je kan als organisatie ook bepaalde zaken duiden. Zo zou ik dolgraag meer medewerkers aanwerven om het werk meer werkbaar te maken, maar de beperkte financiering laat dit niet toe’, deelt Catelijne.

Steffi Swennen_Sporty.jpg

‘Die begeleide sessie was echt super’, zegt Steffi van Sporty. ‘We kregen zo veel meer informatie over wat medewerkers echt belangrijk vinden en maakten een begin met ons actieplan. Een aantal heel concrete acties, bijvoorbeeld het installeren van douches, het aankopen van fietsen voor de korte verplaatsingen en het werken in eilanden, allemaal in het kader van werkbaar werk, kwamen rechtstreeks uit de groep.’

Na afloop van de bespreking krijgen organisaties een uitgebreid rapport op maat met de gedetailleerde resultaten van de bevraging, een verslag van de begeleide sessie en extra aanbevelingen en links.

‘Het rapport bevestigde de werkpunten die we al identificeerden,’ zegt Steffi, ‘en gaf ook input om eraan te beginnen. We halen het rapport nog regelmatig boven om te evalueren hoe ver we staan, ons bij de les te houden of nog eens te kijken naar de suggesties. Alleen over de telling en termen als standaarddeviatie struikelen mensen wel eens. Dat kan misschien eenvoudiger.’ 

‘Met het rapport trokken we naar de Raad van Bestuur, én het biedt de nodige input voor ons subsidiedossier bij de KBS. Op deze manier moeten de externe consultants niet meer met iedereen afzonderlijk in gesprek’, voegt Catelijne nog toe.

De grootste meerwaarde

Marc Bormans_tRede.jpg

‘Dankzij de HRscan ontstond er een nauwere samenwerking met HRwijs en andere partners, zoals de VDAB’, geeft Marc van vzw 'tRede aan. ‘Binnenkort is er bijvoorbeeld een bustour voor arbeidsbemiddelaars langs al onze instellingen. Ook zorgde de HRscan voor een enorme versnelling in de projecten en een sense of urgency bij de directies van onze instellingen, bijvoorbeeld rond het belang van proactief zijn bij rekrutering.’

‘Voor ons heeft de HRscan echt duidelijkheid geschapen en was het de start van een proces waarin we samen met medewerkers aan ons HR-beleid zijn beginnen bouwen’, vertelt Steffi van Sporty. ‘We pakten eerst de prioriteiten aan die uit de scan kwamen: een helder organigram ontwerpen, functiebeschrijvingen uitwerken en een Sporty handleiding opstellen met de belangrijkste werkafspraken.’

‘Het beeld van het huis met de kleuren blijft echt hangen’, zegt Catelijne nog. ‘Bij ons was dat overwegend groen, dus dat was een opsteker. De wat scherpere commentaren die er zijn, steken daardoor minder. En niet te vergeten: de HRscan is gratis. Ongelooflijk is dat eigenlijk, zeker gezien de begeleiding en het uitgebreide rapport.’

Aanrader

Zouden ze de HRscan aanbevelen aan andere organisaties? Het unanieme antwoord is een volmondige ‘ja’.

‘De voorwaarde is wel dat je bereid bent om tijd in het proces te steken, zowel vooraf als achteraf. Zo’n HRscan schept immers verwachtingen, en daar moet je je bewust van zijn. Een goede informatie en duiding vooraf en een bekendmaking van de resultaten en opvolging van wat ermee gebeurt, zijn een minimum', aldus Marc.

‘Je responsgraad moet ook voldoende zijn,’ geeft Catelijne aan, ‘anders heeft het geen zin. En daar moet je als organisatie soms wat extra inspanningen voor doen, zoals mensen begeleiden bij het invullen online of op papier of in ons geval wat vertaalwerk.’

‘De HRscan lijkt me vooral interessant bij groei of andere veranderingen in de organisatie, of als je niet weet waar te beginnen’, betoogt Steffi. ‘Bovendien lijkt het me een goed idee om de HRscan na een paar jaar te herhalen, zo kan je meten of je inspanningen het gewenste resultaat opleveren en nieuwe prioriteiten bepalen.’ 

Vraag nu ook een gratis HRscan aan voor jouw organisatie!

Lees ook

Efficiënt thuiswerken: 6 verhelderende tips

Efficiënt thuiswerken: 6 verhelderende tips

Door corona is thuiswerken in veel ondernemingen plots de norm. Terwijl de ene het als een noodzakelijk kwaad ziet, maakt de ander van de nood een deugd.…

‘Crisis is kans om de veerkracht van je team te vergroten’

‘Crisis is kans om de veerkracht van je team te vergroten’

Door het coronavirus botsen sociale professionals op onbekende situaties. Overeind blijven als individu en team is een grote uitdaging.

Werkbaarheidscheques: drie veelgestelde vragen van sociale ondernemers

Werkbaarheidscheques: drie veelgestelde vragen van sociale ondernemers

Werkbaarheid is een thema dat vele sociale ondernemers bezighoudt. Ontdek drie vragen - en bijhorende antwoorden - over de werkbaarheidscheques die je misschien nog niet …