“Op een halve dag hadden we een screening van ons medewerkersbeleid en na een week een rapport met aandachtspunten en concrete aanbevelingen.” Gerd Vertommen van Karavaan ziet wel brood in de HRscan van HRwijs.
Gerd maakte op een ‘Boeiende Babbel’ van de socioculturele werkgeversfederatie Sociare kennis met de HRscan van HRwijs, een instrument dat langs verschillende vragen een stand van zaken maakt van je medewerkersbeleid. De teamcoach van Karavaan, een vrijwilligersorganisatie die reisbegeleiders opleidt, werd klaarwakker van deze frisse tool, een kort en krachtig instrument dat je even vlot als een croissant tot je neemt. De smaak bleek vol en verrassend.
“In onze werking loopt alles wel min of meer gesmeerd. Collega’s werken hier al jaren, er is een laag verloop. Toch - of moet ik zeggen: ‘precies daarom’ - kwam de HRscan voor ons op het goede moment. Je kunt je namelijk op parameters als verzuim of verloop wel eens verkijken. Ze bewijzen niet zomaar dat alles van een leien dakje loopt.”
Open vragen, open gesprek
Karavaan betrok het zevenkoppige team bij de HRscan en dat was de moeite waard. “Er kwam bijvoorbeeld uit dat medewerkers die hier al lang aan de slag waren wat extra ondersteuning wensten”, legt Gerd uit. “We hebben bij Karavaan de laatste jaren een goed onthaalbeleid uitgewerkt voor starters. In het gesprek rond de HRscan hoorden we dat de ervaren medewerkers zulk onthaal nooit gehad hebben en ook vandaag nog wat vragen hadden of hulp konden gebruiken.”
Voor Gerd Vertommen is het geen toeval dat de HRscan dit aandachtspunt deed opborrelen. “Het is geen ellenlange, gesloten vragenlijst waaruit grafieken worden gegoten en waaruit dan iemand van achter een bureau een rapport weet te rollen. Neen, de HRscan geeft geen strikte antwoordcategorieën en dat biedt juist ruimte voor gesprek. We kregen verschillende domeinen voorgesteld waarop we moesten bepalen welk niveau van medewerkersbeleid we daarop behaalden. De drie omschreven niveaus waren telkens niet strikt afgebakend en dat dwong ons ertoe hierover met elkaar in gesprek te gaan. Zo kwam vanzelf naar boven wat er leeft in de groep.”
Haalbaar in groep
HR-beleid en -expertise, functie- en competentieprofielen, diversiteit, werving en rekrutering, selectie en onthaal, functioneren en evalueren, opleiding en ontwikkeling, loopbaanplanning en welzijn. Dat zijn de grote thema’s die de HRscan aanraakt. Want ‘aanraken’ is het juiste woord. “De tool verliest zich niet in details, maar laat het gesprek zijn werk doen. Je bent er in een voormiddag met je team vlot door en krijgt een rapport met niet alleen aandachtspunten, maar ook voorstellen tot oplossing”, stelt Gerd Vertommen.
Nuchtere oplossingen
Die oplossingen zijn in dezelfde stijl als de tool: nuchter en praktisch. Bij HRwijs geen goeroegeroep, geen pretentie van totaaloplossing, maar directe en bij voorkeur gratis instrumenten waarmee je zoveel als mogelijk naar oplossingen werkt voor specifieke problemen. Te vinden op de website van HRwijs of bij het HRwijs-team. Met al die spulletjes samen benader je de perfectie, die je nooit zal bereiken. Hands on, geen gewauwel.
Gerd Vertommen en Karavaan zagen oplossingen in de tool rond functioneringsgesprekken. Voor de medewerkers die langer dan drie jaar in dienst waren, werd een traject van loopbaancoaching opgestart. “En op vraag van het personeel worden evaluaties voortaan in 360°-feedback gehouden, waarbij ook de vele vrijwilligers waarmee wij samenwerken hun oordeel of mening mochten geven. Elke medewerker mocht zelf ook één vrijwilliger kiezen die feedback op zijn werk, naast een andere die we zelf aanduidden.”
Een veilige coach
Kortom, Gerd Vertommen raadt de HRscan warm aan: “Je krijgt als drukbezette coach op zeer korte tijd ideeën over welke richting je uit moet, met de nodige structuur om het overzicht te bewaren. Je krijgt een beeld van de staat van je medewerkersbeleid. Het eindrapport is gedragen door je hele team en kun je dus als stevig argument gebruiken bij je raad van bestuur.”
De HRscan staat of valt wel met de begeleiding. “Precies omdat de vragen en antwoorden rekbaar zijn en voor interpretatie vatbaar, lijkt het ons belangrijk om er een professional bij te betrekken en de tool niet eigenhandig te gebruiken”, stelt Gerd Vertommen. Ze gooit nog een bloempje naar onze geliefde collega: “Het is sowieso beter om een externe figuur in te schakelen waaraan medewerkers hun mening kwijt kunnen. Kirsten voelt mensen goed aan, ze bezorgde onze medewerkers een gevoel van veiligheid. Ze pikte op de juiste dingen in en met wat stillere mensen ging ze apart in gesprek, tijdens pauzes. Ja hoor, ze mag hier altijd terugkomen.”
