Een goed onthaalbeleid in 5 stappen

Een goed onthaalbeleid in 5 stappen

Een goed onthaalbeleid verloopt in verschillende stappen. Je faseert dit best, in minstens 5 stappen.

Een goed onthaalbeleid in 5 stappen

1. Tijdens de selectie

Hoe je omgaat met kandidaat-medewerkers tijdens de sollicitatieprocedure zegt veel over je organisatiecultuur. Je kan bijvoorbeeld extra inzetten op heldere en tijdige informatie over de procedure, een persoonlijke benadering bij afwijzing,.... Tijdens het sollicitatiegesprek is het eengoed moment om in te gaan op missie en visie van de organisatie en de waarden af te toetsen.

Onderschat niet het belang van een goede ervaring van kandidaten tijdens de selectieprocedure voor je employer branding!

2. Voor de opstart

Je vond een nieuwe medewerker in een krappe arbeidsmarkt. Top! Dan wil je ook dat hij/zij/die zich echt welkom voelt.De praktische zaken - PC, mailaccount, toegangsbadge, werkplek, parkeerplaats… - moeten in orde zijn, of minstens onderweg zijn! Dit is een ‘nulnorm’ waaraan mensen ‘meten’ of ze welkom zijn.

Bezorg ook de nodige informatie aan de nieuwe medewerker voor de opstart via mail, een filmpje,…. Het belangrijkste is hier de praktische info voor de eerste dag: waar word ik wanneer verwacht, wie zal me opvangen en wat zit er in de eerste dag?

3. Dag 1 van de nieuwe medewerker

Een eerste indruk is onvervangbaar. Onderzoek toont aan dat wanneer medewerkers snel de organisatie verlaten, het hier vaak mis ging.

Wat is hierin belangrijk? Overlaad de nieuwe medewerker niet vanaf dag één met tonnen informatie. Maar zet hem/haar/die ook niet in een hoekje met een stapel lectuur. Maak van die eerste dag een goede mix van wat praktische informatie en kennismaking met collega’s, de werking… En nogmaals, overlaad de dag niet.

4. Week 1 tot 3

Zet naast kennisverwerving in op informele momenten met collega’s en voldoende kennismaking met de werking. Hang dit vast aan het bijwonen van een vergadering, een locatiebezoek,… waarbij je telkens wat tijd voorziet rond de activiteit om voor- en na te praten.

Houd de mix van leerstijlen in het oog. Voorzie een smakelijk menu van theorie, mogen experimenteren, concrete ervaringen en reflectie.

Leerstijlen

5. Week 3 tot maand 6

Zet in op regelmatige evaluatie en dialoog met de nieuwe medewerker. Bepaal op voorhand hoe je het onthaal zal opvolgen. Plan bijvoorbeeld een kort gesprek met de medewerker na een week en na een maand. Plan eventueel een eerste functioneringsgesprek of evaluatiegesprek kort voor het einde van de proeftijd. Bepaal wie dit op zal nemen.

Ons advies? Faseer info-overdracht met een onthaalchecklist

Maak een inventaris op van documenten en uitleg die de nieuwe medewerker moet krijgen om zijn nieuwe job succesvol te starten. Een checklist voor onthaal kan hier nuttig zijn. Daarin neem je alle zaken op die je tijdens het onthaal wil meegeven. Denk zowel aan wettelijke voorschriften, documenten, als aan informatie over opleiding, begeleiding en organisatiecultuur. Je rangschikt ze chronologisch - eerste dag, eerste week, eerste maand - en duidt aan wie waarvoor verantwoordelijk is.

Andere mogelijke hulpmiddelen

  • Onthaalbrochure/intranet: samenvatting van de belangrijkste praktische afspraken en regels (bvb. ziektemelding, prikklok, vakantie,…)

  • Profiel mentor (peter/meter): duidelijke beschrijving van wat je verwacht van deze persoon, ook voor de nieuwe medewerker helder wat hij/zij (niet) kan verwachten.

  • Functiebeschrijving/projectbeschrijving/competentieprofiel… alle documenten waardoor de opdracht, rol en verwachtingen ten aanzien van de nieuwe medewerker helder worden.

  • Inwerk/inscholingsplan: hier ligt de focus op inhoudelijke inwerking. Welke stappen doorloopt deze persoon alvorens ‘autonoom’ aan de slag te kunnen in zijn/haar project? Wordt opgemaakt door rechtstreekse collega’s, met medewerking van afdelingshoofd indien relevant.

  • Verzameling van relevante (beleids)documenten: met mondjesmaat toe te dienen (niet alles tegelijk) via een onthaalmap met verwerkingsopdrachten zodat de nieuwe persoon een stimulans heeft om dit vast te pakken. Voorzie momenten voor vragen en live uitleg.

  • Zelf opgenomen voorstellingsfilmpjes, spelen, een ‘signatuur’boek, serie of film waaruit je dingen haalt… wees creatief als dat bij jullie past.

Ontdek hier onze voorbeeldtools voor een goed onthaalbeleid

Je onthaalbeleid past in het bredere plaatje van de werking en uitstraling van je onderneming. Wil jouw organisatie daar verder aan timmeren? Volg dan onze vorming over employer branding.

Lees ook

Onthaalbeleid kinderopvang

Onthaalbeleid kinderopvang

De Molenketjes, een vzw voor kinderopvang in Sint-Jans-Molenbeek, werkte in 2018 een nieuw onthaalbeleid uit.

Onthaalchecklist

Onthaalchecklist

Een onthaalchecklist zorgt ervoor dat je niets vergeet bij het onthaal van een nieuwe medewerker.

Onthaalbrochure is een werkboek

Onthaalbrochure is een werkboek

Huize Levensruimte vzw maakte van haar onthaalmap een heus werkboek. Nieuwe medewerkers krijgen opdrachten die ze in de loop van hun eerste zes maanden in de organisatie…

Onthaalbrochure CAW Oost-Brabant

Onthaalbrochure CAW Oost-Brabant

CAW Oost-Brabant vindt een goede start voor alle collega's belangrijk. Daarom ontwikkelden ze een nieuwe onthaalbrochure