Het succesvol onboarden van nieuwe medewerkers begint bij een goed doordacht onthaalbeleid. Hieronder vind je een aantal nuttige tools en tips om het onthaalproces soepel en gestructureerd te laten verlopen.
Tools voor een goed onthaalbeleid
1. Checklist Onthaal
Maak een inventaris van alle documenten, informatie en ondersteuning die de nieuwe medewerker nodig heeft om vlot te kunnen starten. Een checklist kan helpen om niets over het hoofd te zien. Noteer zaken zoals wettelijke vereisten, opleidingsmogelijkheden, begeleiding en informatie over de organisatiecultuur. Rangschik deze onderwerpen chronologisch - op basis van de eerste dag, week en maand - en geef aan wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel van het onthaal.
2. Onthaalbrochure of online platform
In een compacte onthaalbrochure of op een online platform (zoals het intranet of SharePoint) verwelkom je nieuwe medewerkers en geef je hen een korte introductie tot de organisatie. Daarna geef je een duidelijk overzicht van de belangrijkste afspraken en regels, zoals informatie over ziektemelding, werktijden, en vakantie. Deze samenvatting helpt hen om snel de belangrijkste informatie uit het arbeidsreglement en organisatiebeleid te begrijpen.
3. Functiebeschrijving en competentieprofiel
Geef de nieuwe medewerker een gedetailleerde beschrijving van zijn/haar/hun rol, taken en de verwachtingen. Dit kan in de vorm van een functiebeschrijving, projectomschrijving, of competentieprofiel. Zo weten nieuwe medewerkers precies wat hun verantwoordelijkheden zijn en waar ze zich op kunnen richten.
4. Mentor profiel (peter/meter)
Benoem een mentor die de nieuwe medewerker begeleidt. Zorg dat de verwachtingen en verantwoordelijkheden voor zowel de mentor als de medewerker duidelijk zijn. Dit helpt om verwarring te voorkomen.
5. Inwerk- of inscholingsplan
Stel een inhoudelijk inwerkplan op, waarin de stappen beschreven staan die de nieuwe medewerker doorloopt voordat die zelfstandig aan de slag kan. Dit plan wordt vaak opgesteld door directe collega’s, met eventuele input van het afdelingshoofd. Zo is er een gestructureerd stappenplan dat hen helpt om snel en efficiënt in te werken.
6. Beleidsdocumenten en onthaalmap
Voorzie een verzameling van relevante (beleids)documenten die de nieuwe medewerker stap voor stap kan verwerken. Geef deze informatie niet allemaal tegelijk, maar bied het gedoseerd aan in een onthaalmap met verwerkingsopdrachten. Plan daarnaast momenten in waarop vragen gesteld kunnen worden en er ruimte is voor uitleg.
7. Creatieve inhoud: video’s, boeken of speelse elementen
Hebben jullie een creatieve werkomgeving? Overweeg dan om introductievideo’s, inspirerende boeken of zelfs een serie te gebruiken die iets vertelt over jullie werkwijze. Dit kan een leuke en effectieve manier zijn om nieuwe medewerkers een gevoel te geven van wie jullie zijn en hoe jullie werken.
Ons advies?
Tot slot nog twee tips voor goed doordacht onthaalbeleid:
- Pas je taalgebruik aan: Stem je communicatie af op je doelgroep en gebruik duidelijke taal. Visuele ondersteuning, zoals pictogrammen of filmpjes, maakt informatie toegankelijker.
- Houd het beknopt en up-to-date: Net als andere processen in de organisatie, vraagt een onthaalbeleid om regelmatige updates. Zorg ervoor dat alle informatie actueel blijft en goed aansluit bij de praktijk.
Zo help je nieuwe medewerkers om zich snel thuis te voelen en hun rol effectief op te pakken binnen je organisatie!
Ontdek hier de HRwijs-voorbeeldtools voor een goed onthaalbeleid